Управление бизнесом со смартфона. Как работают ERP-системы?
13 июня 2022
Современный бизнес развивается семимильными шагами, и почти каждое предприятие рано или поздно сталкивается с необходимостью оптимизации бизнес-процессов. Информационные системы помогают бизнесу сокращать расходы, перераспределять и оптимизировать ресурсы и сохранять конкурентоспособность.
Где информация и оптимизация, там и мы. IT-индустрия никогда не остается в стороне.
Разберем, как появились ERP-системы, кому они необходимы, как выбрать, что с ней дальше делать, и покажем пример.
Что такое ERP?
По сути, ERP — enterprise resource planning — дословно переводится как "планирование ресурсов". В теории ERP-система должна управлять всеми ресурсами предприятия: кадрами, финансами, активами. С точки зрения IT-сферы ERP — это подходящее для этого программное обеспечение. Оно должно собирать и хранить всю информацию о ресурсах предприятия и оптимизировать и автоматизировать управление этими ресурсами.
На практике внедрение ERP-системы — это целый комплекс мер. Необходимо создать модель управления всеми ресурсами и потоками предприятия, разработать и внедрить подходящее ПО, обеспечить его поддержку и доработку при необходимости и главное, сделать так, чтобы ERP-система была простой и понятной для пользователей — она не должна усложнить вашу жизнь! ;)
Из чего состоит ERP-система?
1. База данных.
Сюда система собирает всю информацию о предприятии. База данных может располагаться на облачном хранилище или внутренних сервисах компании — каждый решает для себя. При облачном хранении просматривать базу пользователь системы сможет откуда угодно.
2. Платформа.
Это база ПО, ее основа, изменить которую может только команда разработчиков.
3. Модули.
Это компоненты, определяющие функционал вашей системы. Они подключаются и разрабатываются под каждую компанию, позволяя системе развиваться и изменяться вместе с бизнесом
4. Внешний интерфейс — программа, приложение или ссылка, по которой пользователь попадает в личный кабинет. Это то, как ERP-система будет выглядеть для заказчика.
Как понять, что вашему бизнесу нужна ERP-система?
Снизить влияние человеческого фактора, оптимизировать ресурсы, перераспределить отделы и функции, создать систему — слова антикризисных менеджеров и специалистов по управлению звучат хорошо. Но как на практике определить, что бизнесу необходимо меняться?
Пройдемся по чек-листу:
- сотрудники тратят много времени на рутинные задачи, которые можно автоматизировать
- для принятия решений требуется слишком много согласований, времени и подзадач
- в работе используется несколько ПО, которые не интегрируются друг с другом
- данные об остатках, резервах, движении финансов, активов и товаров актуализируются слишком долго
- работа привязана к месту — изучить отчет с мобильного телефона или ноутбука вне офиса невозможно
- сложный и долгий документооборот
- взаимодействие отделов и департаментов проходит трудно
- работа с клиентами усложнилась, на нее тратится слишком много времени и ресурсов.
Все это сигнализирует, что вашему бизнесу необходима автоматизация.
ERP-система предложит вам не просто объединить ПО и управлять финансами и оперативными вопросам “из одной программы”.
Внедрение ERP предполагает, что все бизнес-процессы будут автоматизированы в рамках одного софта.
Любому ли бизнесу необходима ERP-система? Нет.
Перед ее внедрением необходимо провести тщательный анализ и все просчитать — платформа должна приносить прибыль, снижать расходы ресурсов и трудозатраты, а не наоборот. Поэтому, если у вас небольшой бизнес, маленькие партии и узкий ассортимент товаров — ERP-система вам пока не нужна.
Где взять ERP-систему?
Вы точно знаете, что вашему бизнесу необходима автоматизация. Куда идти за нужным ПО?
1. Создать самим.
Если у вас есть свой работающий IT-отдел, то разработка внутри компании — то, что нужно. Кто, как не ваши специалисты, понимают, что можно улучшить? Однако, если IT-департамента у вас нет, то набирать команду с нуля и писать самим — путь в никуда. Есть риск получить неподходящий или вовсе неработающий продукт.
2. Купить готовую программу.
IT-компании предлагают свои решения для бизнеса и при донастройке вы сможете получить удобное ПО для своего предприятия.
3. Заказать разработку профессионалам.
Те же IT-компании готовы написать решение под ваш бизнес. Это будет дороже, но если типовые ПО вам не подходят, это отличный вариант.
Что в итоге получит бизнес?
Внедряя ERP-систему, вы решаете несколько задач:
1. Упростить планирование.
Софт проконтролирует достаточное количество ресурсов, уведомит вас о необходимости заказать материалы или сырье.
2. Сделать бизнес “прозрачным”.
Все операции, движения и процессы будут отражены в приложении или программе, вся информация будет в доступе в рамках одного ПО.
3. Улучшить работу с кадрами.
Контроль численности персонала, расчеты зарплат — все под рукой и в одном месте.
4. Упростить документооборот.
Хранить, создавать, перемещать и оформлять все документы станет намного быстрее и проще.
5. Улучшить работу с поставщиками и клиентами.
Вся необходимая информация в одном месте, напоминания и уведомления, документооборот, автоматические запросы и уведомления — на все внешние взаимодействия компании будет уходить гораздо меньше времени и ресурсов. И клиенты больше не будут теряться! ;)
6. Единая база информации.
Для работы компании с большим количеством отделов и департаментов единая база упрощает внутренние процессы согласований и совместной работы.
Для IT-компании разработка ERP-системы — это большой и серьезный проект. У White Frame уже есть опыт создания и внедрения ERP в бизнес! Возможно, вы даже уже ее видели. Не удивляйтесь, для вас это просто удобный автомат для покупки вкусного кофе. Подробнее о том, как мы создали и внедрили ERP-систему для бизнеса и удобное приложение для пользователя читайте в нашем кейсе HORORO COFFEE.
Наша ERP-система при необходимой доработке подойдет для большинства сфер бизнеса. Ее легко интегрировать в предприятие и оптимизировать существующие бизнес-процессы.
Подведем небольшой итог. Для чего вашему бизнесу ERP-система?
- избавиться от неповоротливых, трудозатратных и сложных процессов
- обеспечить работу предприятия в рамках одного ПО
- собирать и хранить всю информацию в единой базе данных
- гибко реагировать на любые изменения рынка.
С ERP-системой бизнес будет развиваться в разы быстрее и оставаться конкурентоспособным при любых условиях.
